Здрастуйте, шановні читачі блогу . Де баланс між батогом і пряником, і що актуальніше в століття удаленки і open-space офісів? Чи можливо за допомогою сучасних технологій виключити контроль з боку менеджера? Як заохочувати самостійність підлеглого без шкоди компанії?
Ми прагнемо знайти відповіді на ці питання в цій статті. Тому що вони допоможуть компаніям розвиватися швидше, а співробітникам – більше заробляти.
Проблеми зростання продуктивності
При спробах мотивувати співробітника менеджер стикається з набором проблем. Частина з них актуальна для віддалених колег, інша – для тих, хто працює в офісі.
Що заважає підлеглим підвищувати продуктивність? Для тих, хто працює віддалено, перешкоди наступні:
Керівник, який знає про перерахованих вище проблеми, досить посміхнеться в цей момент. Співробітники його компанії працюють в офісі, і такі проблеми з продуктивністю йому не заважають. Однак їх ефективність може коливатися нижче за тих, хто працює вдома. Традиційні проблеми «офісного планктону»:
Довгі суперечки про те, який робочий простір краще для продуктивності, ні до чого не приведуть. Замість цього ми склали універсальні й окремі рекомендації для віддалених фахівців і офісних співробітників.
Корпоративна культура і підтримка зв’язку з віддаленими співробітниками
Менеджерам не можна забувати, що віддалені працівники – повноправні співробітники компанії. Їх продуктивність підвищиться, якщо вони справді відчують себе частиною команди. Щоб це сталося, необхідно постійно влаштовувати корпоративні заходи.
Складові цих подій повинні бути:
Примітка: ефективна корпоративна культура будується на добровільних засадах; примусове участь співробітника не зближує його з колективом.
Активний командний спорт встановлює дружні зв’язки між працівниками, вони краще починають розуміти один одного. Для удаленщиков це актуально: розуміння з «півслова» при спілкуванні через месенджер критично важливо для розуміння поставлених завдань. Плюс додамо до цього фізичний тонус, який об’єктивно сприяє роботі мозку.
Для контролю завдань віддаленим співробітникам найзручніше користуватися спеціальними програмами. У нашому прикладі – це Pomotodo.
Це додаток дозволяє повністю організувати робочий процес.
Для віддаленого співробітника тут цікава функція органайзера – завдання розставляються по пріоритетам і за допомогою хэштегов.
Окремо виділимо планувальники, які допомагають сортувати завдання, призначати виконавців, створювати чек-листи. У мережі тисячі різних планувальників завдання конкурують між собою. Мабуть, найвідоміший з них – Trello.
Цей планувальник дозволяє створювати картки завдань, які можна перетягувати між різними списками. У прикладі, який представлений на головній сторінці сайту, команда ремонтує кухню. У списках «Ідеї», «Що потрібно зробити», «В процесі» і «Зроблено!» розташовані різні картки завдань.
*при кліці по картинці вона відкриється в повний розмір у новому вікні
У ролі списків можуть виступати поточні проекти або їх виконавці, а картки завдань містять списки, мітки, дедлайн.
Таким чином удаленщику не потрібно пояснювати, що робити в першу чергу. Теги перенесуть його в гілку шуканих завдань, а система пріоритетів допоможе правильно розподілити сили. З допомогою чек-листів складна задача розбивається на більш легкі. Вуаля! Робота виконана швидко і в строк.
Підвищення продуктивності офісних співробітників
Якщо віддалені працівники цінують свободу розпоряджатися своїм часом, їх офісні колеги віддають перевагу робочого настрою та особистій комунікації. Для продуктивної роботи необхідно врахувати:
Офісні підлеглі проводять по 9-11 годин на робочому місці, плюс 1,5-2,5 години витрачають на дорогу. Можна сказати, що вони витрачають 30-35% усього свого часу на роботу. Тому комфорт – наше все.
Нижче фото з паризької штаб-квартири Blablacar.
Нехай навіть без дерева, тут світло, чисто, в міру яскраво. Освітлення відіграє ключову роль – не тільки зберігає зір, але і підвищує продуктивність.
Мінімалізм в сукупності з незвичайними деталями перетворює щоденні поїздки на роботу у невеликі пригоди. А тепер порівняйте його з кабінетом на фото нижче.
Імовірно, кожен роботодавець розуміє, в якому офісі прагнуть працювати співробітники.
Окремо розглянемо обідню зону – тут набираються сил і енергії, щоб ефективно працювати в другій половині дня. Зазвичай в цей час у працівника настає пік продуктивності – він досить увійшов в роботу, але ще не втомився. Щоб його продовжити, обідній час має пройти в спілкуванні або настільних іграх. Відмінно підійдуть UNO і настільний теніс.
Після такої «розрядки», до роботи приступають з новими силами та творчими ідеями.
Обладнання повинно бути максимально сучасним. Це інвестиції не лише в колектив, але і в розвиток бізнесу. На більш якісному інструментарії продуктивність набагато вище.
Крім того, уявіть, як працювати дизайнеру з гальмуючим фотошопом. Це все одно, що водій з несправною коробкою передач.
Багато людей в офісі працюють заради спілкування з колегами. Таким чином вони не тільки краще вирішують завдання, але і знаходять нових друзів. Слід спростити їх комунікацію. У цьому допоможе загальні кімнати відпочинку, ігрові приставки, і корпоративні заходи, описані в попередньому розділі.
Оптимізація роботи віддалених і офісних співробітників
Віддалені працівники – народ, який любить свободу. Вони самі обирають собі дрес-код, час початку і закінчення робочого дня, інструменти. Ця можливість вибору позитивно впливає на якість виконаних завдань.
Однак у свободи є зворотна сторона – прокрастинація. Неробоча обстановка і фізична відсутність начальника призводить до того, що співробітник розслабляється. Він дозволяє собі все частіше розважатися і відпочивати, у результаті чого зриває дедлайни.
Для справедливості скажемо, що їх офісні колеги також часто зависають в онлайн-іграх або соціальних мережах. І цьому не допомагає контроль з боку менеджменту.
Багато прокрастинаторы самі усвідомлюють проблему – разом з втраченим часом вони втрачають гроші.
Блокувальники розважальних порталів
Браузери пропонують розширення, з допомогою яких на час блокується певний список сайтів. Ці програми дозволяють співробітникові самостійно вирішувати, коли рішення завдань буде чергуватися з перервами на відпочинок.
Website Blocker – плагін для максимально простою і швидкою блокування сайтів.
Прокрастинаторам знайоме це почуття прозріння, коли вони розуміють, що просиділи 3,5 години на Youtube замість роботи. Наслідок – хаотичні метання, спроби закінчити роботу в гарячковому темпі. Зазвичай такі «напади» закінчуються через 20 хвилин покинутими нещодавно стримами.
Щоб нормально попрацювати хоча б пару годин, потрібно клікнути на значок в правому верхньому куті (для Google Chrome), та внести Youtube в список заблокованих сайтів.
*при кліці по картинці вона відкриється в повний розмір у новому вікні
Також плагін пропонує скласти розклад блокування розважальних ресурсів. Формат внесення записів у розклад доступу до розважальних ресурсів наступний: URL hhmm-hhmm, hhmm-hhmm.
Наприклад, якщо користувач хоче відвідувати Facebook кожні 2 години на 15 хвилин з 10:00 до 15:00, йому необхідно ввести: facebook.com 1000-1200, 1215-1400, 1415-1500.
Go Fucking Work – блокувальник з відмінним мотивуючим назвою. За прикладом попереднього розширення, він заблокує всі розважальні портали, які додадуть в його розклад. Якщо спробувати їх відвідати в робочий час, доповнення видасть словесну ляпаса, і пошле працювати далі.
Додаток Forest побудовано на принципі отримання пряника або «achievement» за виконану дію. Воно покликане допомогти тим, кого від роботи постійно відволікає телефон.
Діє програма наступним чином: ви садите паросток, який за 30 хвилин виростає в повноцінне дерево. Якщо за цей час ви закриваєте додаток або переключаєтеся на інше, дерево гине. Успішне утримання від прокрастинації зі смартфоном виллється в повноцінну ферму, наповнену деревами.
Cold Turkey – цікавий додаток, яке блокує комп’ютер, поки виконавець не напише певну кількість знаків. Відмінно підійде для тих, чия робота безпосередньо пов’язана з написанням текстів чи програмного коду. Розробники обіцяють, що обійти додаток важко, а допомагати в роботі покликані мотиваційні цитати на місці заблокованих сайтів.
Програма доступна для Windows, MacOS, Android.
Ще одне розширення для Chrome, яке налаштовує на роботу – The Productivity Owl. Його принципова відмінність від попередніх програм в сові, яка супроводжує прокрастинатора під час серфінгу. Вона коментує дії користувача, заохочує продуктивність і закриває розважальні вкладки. Рівень «поваги» сови – одна з ключових показників, яка залежить від багатьох факторів, і падає при відключенні розширення.
*при кліці по картинці вона відкриється в повний розмір у новому вікні
Тайм-трекери і планувальники часу
На жаль, подолання прокрастинації — не єдина проблема. Незалежно від того, де і як працюють підлеглі, їх час має бути використано з максимальною користю.
Тайм-трекинг робить упор на час, контроль і продуктивність. Скільки часу підлеглий витрачає на ті чи інші завдання, і на яких сайтах при цьому сидить – ця інформація допоможе менеджеру оптимізувати роботу офісу. Вона допоможе знайти тих, хто заслужив заохочення, і тих, хто витрачає час даремно.
Rescuetime відмінно підійде для аналізу робочого часу. Кожен день в діаграмах що робив співробітник, і на яких сайтах. Крім цього, програма порівнює попередні дні з поточним. Тому менеджер легко визначить, в які дні продуктивність підлеглого просідає, а коли він показує кращі результати.
Time Doctor – програма для обліку часу з купою приємних штучок. Розробники позиціонують його як універсальний аналітичний інструмент з розвиненим функціоналом:
Безліч «фішок» відрізняють Time Doctor, як дуже зручну програму. Наприклад, якщо співробітник часто відволікається на соціальні мережі або розважальні блоги, програма видасть йому повідомлення. У ньому Time Doctor запропонує повернутися до роботи. Таким чином навіть затяті прокрастинаторы відчують укол совісті. По суті, це нагадує блокувальники реклами, які ми згадували вище.
Показові графіки використання сайтів і додатків, які допоможуть визначити причини падіння продуктивності, і внести якісні корективи.
*при кліці по картинці вона відкриється в повний розмір у новому вікні
Щоб не перевантажувати співробітника зайвими програмами, Time Doctor пропонує їх інтегрувати у своє середовище. Таким чином увагу не розпорошується на безліч програм, а використовується тільки одна.
Найпопулярніші програми для управління компаніями – Basecamp, Asana, Jira, Freshdesk, вже згаданий Trello, Todoist, Google Apps, і багато інших інтегровані в Time Doctor. Буквально одним кліком керівник відстежує час через всі інтеграції.
У програмі доступна опція збору скріншотів з екранів. Звичайно. деяким співробітникам це не сподобається, але віддалені працівники погоджуються на такий метод контролю. Адже керівник не може відстежити, скільки часу вони дійсно працювали.
Time Doctor дозволяє менеджеру економити бюджет, розраховуючись лише за ефективно проведений час. Природно, не варто карати співробітника, у якого кілька скріншотів з соціальних мереж, але варто звернути увагу на його підсумований облік робочого часу. Але коли більша частина знімків екрана має не робочий характер, необхідно дізнатися причини непродуктивності.
*при кліці по картинці вона відкриється в повний розмір у новому вікні
Одна з найкрутіших «фішок» програми – можливість входу з боку клієнта. Тепер вони зможуть подивитися, за що платять свої гроші. Ця функція дуже корисна організаціям, які пропонують дорогі послуги.
Наприклад, вона незамінна для студій по створенню сайтів. Менеджер покаже з чого сформовано вартість: тут і робота верстальника, час програміста, рішення дизайнерів.
До речі, продуктивність зросте, коли працівники привчаються до самоконтролю. В кінці кожного робочого дня слід зобов’язати підлеглих зайти в Time Doctor, та проаналізувати робочий день. Таким чином співробітник підсвідомо виробляє шляхи збільшення продуктивності.
Загалом, видно, що потужний інструмент. Нещодавно Time Doctor відкрив багатообіцяючий блозі. Там, до речі, пара пристойних мануалів з управління віддаленими співробітниками. Якщо ви здолали цю статтю, там буде цікаво 😉
Висновки
Підвищення продуктивності праці – складна, багатогранна, і чи не найважливіша задача менеджера. При цьому мотивування офісних і віддалених співробітників місцями розрізняється.
Для офісних підлеглих необхідно:
Особливості мотивації удаленщиков:
Окремо ми сформували узагальнені рекомендації. Сюди ми включили битву з гідрою прокрастинації і управління часом. Прокрастинацию необхідно перемагати радикальними шляхами – блокувальниками розважальних ресурсів.
Відмінно працює варіант, коли такий вбудований блокувальник в тайм-трекер. Тоді співробітник не тільки намагається не відволікатися, але і планує швидке виконання завдань. Крім цього, тайм-трекер допомагає проаналізувати непродуктивно витрачений час, і внести якісні корективи.
Удачі вам! До зустрічей на сторінках блогу
